הפקת אירוע בשטח הפתוח מציבה אתגרים ייחודיים שדורשים תשומת לב מיוחדת. כמפיק אירועים ותיק, אשתף אתכם בטעויות הנפוצות ביותר שראיתי במהלך השנים וכיצד להימנע מהן.
בחירת המיקום: הטעות הראשונה מתחילה כאן
לעיתים קרובות מפיקים בוחרים אתר יפהפה מבלי לבדוק היטב את התשתיות. חשוב לוודא נגישות לחשמל, מים, שירותים, וחניה מספקת. אל תתפתו רק למראה הנוף – בדקו את כל ההיבטים הלוגיסטיים. בנוסף, חשוב לבדוק את איכות הקרקע ולוודא שהיא מתאימה להצבת ציוד כבד.
אוהלים למכירה – בחירת הציוד המתאים
השקעה בציוד איכותי היא קריטית להצלחת האירוע. אוהלים למכירה ורכישת ציוד נלווה צריכים להתבצע בקפידה, תוך התחשבות בתנאי מזג האוויר ובצרכים הספציפיים של האירוע. מומלץ לעבוד עם ספקים מוכרים ואמינים שיכולים לספק גם תמיכה טכנית במקרה הצורך.
ניהול זמן ולוחות זמנים
אחת הטעויות החמורות היא אי-הקצאת זמן מספיק להקמה ופירוק. תמיד יש להוסיף שעתיים נוספות מעבר לזמן המתוכנן – דברים תמיד לוקחים יותר זמן בשטח. חשוב לקחת בחשבון גם זמני הגעה של ספקים ותיאום ביניהם.
התמודדות עם תנאי מזג אוויר
רבים שוכחים לתכנן תוכנית גיבוי למקרה של גשם או רוחות חזקות. חובה להכין תוכנית חלופית ולוודא שכל הציוד מאובטח היטב. מומלץ להתייעץ עם מומחי מזג אוויר ולהצטייד באמצעי הגנה מתאימים.
תקשורת וצוות
חוסר תקשורת ברורה בין אנשי הצוות יכול להוביל לכאוס. חשוב למנות אחראים לכל תחום ולקיים תדריך מקיף לפני האירוע. יש להקפיד על מערכת קשר אמינה ולוודא שכל חבר צוות מכיר את תחומי אחריותו.
בטיחות וביטוח
לעיתים קרובות מזניחים את נושא הביטוח והבטיחות. יש לוודא כיסוי ביטוחי מתאים ולמנות אחראי בטיחות מוסמך שיפקח על כל ההיבטים הבטיחותיים. חשוב לערוך סיור מקדים עם יועץ בטיחות ולקבל את כל האישורים הנדרשים מהרשויות המוסמכות.
באמצעות הימנעות מטעויות אלו והקפדה על תכנון מדוקדק, ניתן להפיק אירועי שטח מוצלחים ובטוחים שישאירו רושם בלתי נשכח על האורחים.